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Consejos esenciales para planificar eventos al aire libre

eventos al aire libre

El aire libre a menudo presenta ocasiones únicas para todo género de actividades, funciones o bien aun asambleas. Una de las tarjetas más grandes de un lugar al aire libre es la energía que aporta a todos y cada uno de los involucrados. ¿Quién no aprecia el aire fresco y el precioso paisaje en vez de estar atrapado en una sala de juntas, una oficina tapada o bien un restaurante lleno de gente?

La planificación triunfante de acontecimientos al aire libre puede resultar en una ocasión memorable, aun encantadora, mas todo puede mudar en un abrir y cerrar de ojos. El clima podría empeorar o bien una supervisión en concepto de preparación podría dar lugar a equipos e instalaciones de baja calidad.

Si bien todos y cada uno de los eventos al aire libre enfrentan ciertos desafíos, complicaciones y problemas logísticos, hay muchas cosas que puede hacer para prepararse para un acontecimiento muy elegante. La preparación adicional y la planificación cuidadosa pueden hacer que cualquier evento al aire libre sea agradable a pesar de los inesperados aguaceros, el sol ardiente o bien los vientos de forma fuerte de vendaval.

Estos son algunos de los factores más importantes que debe tener en cuenta al planificar eventos al aire libre:

Elige el tipo de evento y conoce tus objetivos

Recuerde, no todos y cada uno de los acontecimientos funcionarán al aire libre, en especial en exposiciones o bien conferencias de tecnología e ingeniería. Estos tipos de acontecimientos deberían festejarse en un centro de convenciones. Al planear su evento al aire libre, es esencial que considere las funciones y objetivos principales. Conocer los objetivos de su evento ayudará a identificar una ubicación conveniente, el tipo de decoración y qué otros servicios pueden ser precisos. Aun si no puede cumplir uno o dos requisitos, no planee un acontecimiento externo.

Elige un lugar adecuado y dentro de presupuesto

Si está absolutamente seguro de que puede organizar su evento en el exterior, es hora de ver un lugar adecuado. Hay muchas áreas al aire libre que puede usar, incluidos parques, salas de conciertos al aire libre, instalaciones deportivas, áreas de picnic, patios, terrazas en la azotea, entre otros. Una vez más, todo se reduce a los objetivos del evento junto con su presupuesto. Además de estas opciones, puede encontrar que alquilar o comprar una carpa puede ser de ayuda.

A menudo hay variaciones de costos notables al reservar su localización y servicios de soporte por separado en lugar de hallar un sitio con todo incluido. No se conforme con el primer lugar que encuentre; investigue un poco y explore sus opciones para maximizar la eficacia de los costos y al tiempo lograr el mismo resultado. Lo más importante, tan pronto como el sitio haya sido finalizado, consiga los permisos convenientes antes de hacer cualquier otra cosa. Sin los permisos necesarios, su evento podría cerrarse sencillamente.

Estructuras para eventos, amenidades e instalaciones

Cuando planifique acontecimientos al aire libre, siempre y en toda circunstancia tenga un plan de respaldo. Absolutamente nadie controla el clima o bien las reacciones de la exposición de los huéspedes al sol, el viento o el polen. Establezca su estrategia de “día lluvioso” con suficiente antelación para que pueda planificar y presupuestar conforme con esto. Aunque ciertos lugares ofrecen instalaciones al aire libre y opciones alternativas de interior en el caso de mal tiempo, no siempre y en toda circunstancia es tan fácil. ¿Qué tan difícil será desplazar su acontecimiento al interior y habrá suficiente refugio para brindar suficiente cobertura para todos?

Debe estimar la instalación de carpas en condiciones de viento o bien mojado, y realizar una visita inesperada. Al paso que las carpas ofrecen una solución fabulosa, las carpas cerradas precisarán ventiladores para mantener las cosas frescas en el interior, especialmente en verano. Considere climas más fríos, ya que puede precisar calentadores de gas de interior que sean seguros para operar para sostener a los huéspedes cálidos y acogedores.

Ciertos espacios al aire libre asimismo necesitan pisos y alfombras sólidos, en especial si el acontecimiento acogerá a los convidados con zapatos de tacón alto. Puede parecer obvio, mas recuerde instalar la tienda en un lugar elevado si hay precipitaciones en las tarjetas. Así, el agua saldrá de la tienda y no entrará en ella.

Elige un menú que complemente la temática

No importa el género de acontecimiento, las personas tienden a reunirse cerca de el alimento y la bebida. Si quieres que la gente socialice más sencillamente, comer con los dedos podría ser la opción mejor. Para un evento más formal, debe estimar crear un entorno muy elegante para la cena y una comida de 3 platos en un espacio parcialmente cerrado o bien semicubierto.

La regla de oro para la planificación exitosa de eventos al aire libre es organizada y proactiva. Las carpas ofrecen una extensa gama de carpas beduinas personalizables, así sea para alquiler o bien para adquiere. Estas carpas son ideales para bodas, acontecimientos corporativos, promociones de marca, entre otras muchas.

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